Como fazer controle de caixa (entrada e saída)

Manter um bom controle de caixa (entrada e saída) é fundamental para qualquer empresa, independente do seu porte. Quando bem executado, o controle de caixa não só evita imprevistos financeiros, como também contribui para o crescimento sustentável do negócio.

Neste artigo, vamos explorar como realizar esse controle de maneira eficiente, além de entender sua importância e os benefícios que ele pode proporcionar à sua empresa.

Qual a diferença entre fluxo de caixa e controle de caixa?

Muitas pessoas confundem os termos fluxo de caixa e controle de caixa, porém ambos têm diferenças essenciais. O fluxo de caixa refere-se ao movimento financeiro da empresa, ou seja, a entrada e saída de dinheiro em determinado período. Ele proporciona uma visão geral sobre a saúde financeira do negócio, mostrando a relação entre receitas e despesas.

Por outro lado, o controle de caixa é uma ferramenta mais detalhada e prática, que envolve o registro diário das entradas e saídas de dinheiro. Esse controle é realizado para monitorar o caixa de maneira constante, permitindo que a empresa tenha uma visão clara de seus recursos disponíveis. Em resumo, o controle de caixa é uma abordagem mais minuciosa, que exige monitoramento contínuo.

Benefícios de um caixa bem controlado para sua empresa

Ter um controle de caixa bem feito traz inúmeros benefícios para as empresas:

• Evite surpresas financeiras: Ao manter um controle preciso de todas as movimentações financeiras, é possível prever quando o caixa estará baixo e então, tomar ações preventivas a fim de evitar falta de recursos;

• Melhore a tomada de decisões: Com os dados atualizados sobre a entrada e saída de recursos, os gestores conseguem tomar decisões mais assertivas, como por exemplo quando investir em novos produtos ou quando e quais custos cortar;

• Mantenha a conformidade fiscal: A partir do controle de caixa, a empresa pode garantir o registro correto de todas as entradas e saídas, facilitando assim o cumprimento das obrigações fiscais e evitando problemas com a Receita Federal;

• Reduza o risco de fraudes e erros: Com o controle constante das finanças, o risco de fraudes internas e erros operacionais diminui consideravelmente, pois, ao registrar todos os movimentos, fica mais difícil esconder transações fraudulentas ou falhas nos registros.

Como controlar entrada e saída de caixa?

É possível realizar o controle de caixa de entrada e saída de diversas maneiras, dependendo do porte da empresa e das ferramentas disponíveis. No entanto, existem algumas práticas e passos básicos que são essenciais para qualquer tipo de negócio. Vamos explorar como você pode implementar esse controle de forma eficaz:

1. Registre todas as entradas de caixa

Primeiramente, é preciso registrar todas as entradas de recursos no caixa. Isso inclui por exemplo receitas de vendas, empréstimos, investimentos ou qualquer outra forma de entrada financeira. Para garantir a precisão, é necessário registrar cada transação com a data, o valor e a origem do recurso.

2. Registre e classifique todas as saídas de caixa

Assim como as entradas, as saídas também devem ser registradas de maneira detalhada. Isso inclui despesas com fornecedores, salários e impostos, por exemplo, entre outras. Para que o controle de caixa seja eficiente, é importante classificar corretamente essas despesas entre:

• Custos fixos: São despesas que não variam com a produção ou as vendas, como por exemplo aluguel e salários;

• Custos variáveis: São despesas que mudam conforme a produção ou as vendas, como matéria-prima e comissões de vendas;

• Custos diretos: São custos diretamente atribuíveis à produção ou prestação de serviços, como por exemplo o custo de produtos vendidos ou mão-de-obra diretamente envolvida na produção;

• Custos indiretos: São despesas que não podem ser diretamente atribuídas à produção, como despesas administrativas, energia elétrica e água.

3. Deixe as planilhas e o papel de lado: automatize!

Uma maneira eficaz de controlar as entradas e saídas de caixa é utilizar ferramentas de gestão financeira. Atualmente, diversos softwares oferecem uma plataforma mais integrada para o registro e controle das movimentações financeiras, além de possibilitar relatórios e análises que facilitam a tomada de decisões e o monitoramento contínuo. Portanto, deixe os métodos ultrapassados de lado, automatize o controle de caixa e ganhe eficiência e precisão.

4. Faça a conciliação bancária

A conciliação bancária é um processo fundamental a fim de garantir que as informações do controle de caixa estejam em alinhamento com os dados do banco. Isso ajuda a identificar possíveis discrepâncias entre os registros e os extratos bancários, proporcionando maior precisão nas informações financeiras. Hoje em dia, também é possível automatizar esse processo, o que facilita ainda mais a conferência diária das transações bancárias com o que está registrado no controle de caixa.

5. Monitore o saldo do caixa diariamente

Manter o controle diário do saldo do caixa é essencial. Isso significa que todos os dias, você deve conferir o saldo do caixa de acordo com os registros de entradas e saídas, ajustando-o conforme necessário. Esse acompanhamento constante ajuda a identificar padrões de fluxo e a antecipar necessidades de capital de giro.

Principais ferramentas para controle de caixa

Existem diversas ferramentas disponíveis para facilitar o controle de caixa, desde sistemas de gestão até ferramentas específicas para conciliação bancária e automação de pagamentos. Aqui estão algumas das principais opções:

Softwares de gestão financeira

• Omie: Um software de gestão empresarial que oferece funcionalidades completas para controlar finanças, emitir notas fiscais e gerenciar a contabilidade de forma integrada;

• Conta Azul: Sistema de gestão financeira que automatiza processos financeiros como emissão de boletos, conciliação bancária e controle de fluxo de caixa;

• Nibo: Plataforma focada na contabilidade digital, oferecendo ferramentas de gestão financeira que auxiliam na organização de entradas e saídas de caixa, além de relatórios detalhados.

Ferramentas de automação de pagamentos

• Pagar.me: Plataforma que permite realizar pagamentos automatizados e integrações com sistemas de gestão financeira, ideal para empresas que lidam com pagamentos recorrentes;

• PagSeguro: Oferece soluções completas para pagamento e gestão de recebimentos, com integração para diferentes formas de pagamento e fácil conciliação;

• Stripe: A Stripe oferece soluções de pagamento online, incluindo cobranças automáticas, faturas e gerenciamento de assinaturas recorrentes.

Sistemas de conciliação bancária

• Bling: Oferece conciliação bancária automática, integração com bancos e controle de fluxo de caixa em tempo real;

• ContaAzul: Além de ser uma ferramenta de gestão financeira, também realiza conciliação bancária automatizada com diversos bancos;

• QuickBooks: Sistema que possibilita a conciliação bancária diretamente no software, mantendo os dados financeiros sempre atualizados.

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Não deixe o controle de caixa de lado

Manter um controle de caixa é uma prática essencial para a saúde financeira de sua empresa. Ao adotar um processo rigoroso de monitoramento das finanças, você garante que a empresa não enfrente problemas de fluxo de caixa e consiga tomar decisões mais assertivas.

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